Excel, CSV et Word
Fichiers patients, listes de rendez-vous, modèles de documents et historiques structurés.
Migration accompagnée
Rejoignez Cabinext en moins de 3 mois.
Vous utilisez Excel, Word, des dossiers papier, un ancien logiciel local ou une autre application ? Cabinext organise un parcours de migration progressif : audit, extraction, nettoyage, import de validation, validation et bascule.
Objectif : moins de 12 semainesAudit préalableValidation avant basculeAccompagnement des équipes
D’où pouvez-vous migrer ?
La faisabilité dépend de l’accès aux exports et de la qualité des données. L’audit identifie les formats disponibles avant tout engagement.
Ancien logiciel local
Export CSV, Excel, SQL ou autres formats fournis par l’ancien éditeur ou accessibles au cabinet.
Solution SaaS ou cloud
Exports disponibles depuis une autre application, sous réserve des droits du cabinet et des formats proposés.
Documents PDF ou scans
Classement et reprise documentaire possible après vérification ; la structuration automatique peut nécessiter un traitement complémentaire.
Plusieurs cabinets
Consolidation possible par cabinet, praticien ou équipe, avec validation des doublons et des règles de séparation.
Migration partielle
Le cabinet peut décider de reprendre uniquement les patients actifs, les rendez-vous futurs ou une période définie.
Un processus en cinq étapes
L’objectif est de finaliser la majorité des migrations en moins de trois mois. Le calendrier réel dépend du volume, du format, des doublons, des pièces jointes et de la disponibilité des équipes.
Audit et inventaire
Identification des sources, volumes, champs, pièces jointes, doublons, contraintes de confidentialité et données prioritaires. Un périmètre de reprise est validé avec le cabinet.
Extraction et copie sécurisée
Le cabinet fournit les exports autorisés. Une copie de travail est préparée sans modifier la source d’origine. Les accès temporaires sont limités aux personnes chargées de la migration.
Nettoyage et correspondance
Normalisation des dates, téléphones, identifiants, médicaments et catégories. Les règles de correspondance vers Cabinext sont documentées et les anomalies sont remontées.
Import checks et validation
Un environnement de validation permet au cabinet de vérifier un échantillon puis le périmètre complet : patients, consultations, rendez-vous, documents et soldes repris.
Bascule et accompagnement
Après validation écrite, l’import final est planifié. L’équipe reçoit une formation et un suivi renforcé pendant la période de stabilisation.
Ce qui peut être repris
| Catégorie | Exemples | Conditions |
|---|---|---|
| Patients | Identité, contacts, date de naissance, antécédents, allergies | Selon les champs disponibles et la qualité de l’export |
| Consultations | Date, motif, notes, diagnostic, conduite à tenir | Les formats libres peuvent nécessiter une reprise documentaire |
| Ordonnances | Médicaments, posologie, durée et documents PDF | La structuration dépend du format source |
| Agenda | Rendez-vous futurs et historique sélectionné | Après contrôle des fuseaux, doublons et statuts |
| Facturation | Encaissements, actes, impayés, exports comptables | Le périmètre est défini avec le cabinet |
| Pièces jointes | PDF, images, comptes rendus et certificats | Sous réserve de formats lisibles et d’un volume compatible |
Engagement réaliste : le délai « moins de 3 mois » est un objectif de projet, pas une garantie universelle. Une base propriétaire fermée, des exports incomplets ou un volume exceptionnel peuvent nécessiter un calendrier spécifique.
Sécurité pendant la migration
Accès limité
Les fichiers de migration sont accessibles uniquement aux personnes autorisées pour le projet.
Copies maîtrisées
Les copies de travail sont identifiées, protégées et supprimées ou archivées selon le plan validé.
Validation du cabinet
Aucune bascule définitive n’est réalisée sans contrôle et validation du cabinet.
Traçabilité
Les principales opérations de reprise sont documentées afin de faciliter le contrôle et la correction.
Source conservée
Le cabinet doit conserver une sauvegarde exploitable de son ancien système jusqu’à validation complète.
Confidentialité
Les données de santé restent soumises aux obligations du cabinet et aux engagements contractuels de Cabinext.
Questions fréquentes
Le cabinet peut-il continuer à travailler pendant la migration ?
Le projet est organisé pour limiter l’interruption. Selon la source, une période de transition ou une date de gel des données peut être nécessaire avant l’import final.
La migration est-elle incluse dans l’abonnement ?
Les conditions dépendent du volume et de la complexité. L’audit permet de confirmer ce qui est inclus et d’identifier les éventuels travaux spécifiques.
Que se passe-t-il si des données sont incomplètes ?
Les anomalies sont listées. Le cabinet décide de compléter, corriger, exclure ou conserver certains éléments sous forme documentaire.
Puis-je récupérer mes données plus tard ?
Les modalités d’export et de réversibilité doivent être précisées dans le contrat et la documentation de l’offre souscrite.